зачем это нужно?

Все знают продукты компании Microsoft. Пожалуй, представить работу без приложений World или Excel крайне сложно. Но нам нужно решать и другие задачи: создать расписание в календаре, редактировать с коллегами общий документ, выслать проект на согласование и отработать возражения по нему. 

Мы легко находим  разнообразные бесплатные приложения, может, эти приложения не очень удобны, но нас устраивает их доступность. И вот сотрудники ведут переписку в личной почте самых разнообразных доменов,  договариваются в различных мессенджерах и социальных сетях. Удобно ли это?! Безусловно! Особенно, если ваша компания малочисленна, штат сотрудников постоянен и аккуратен в исполнении общего дела.

Но рано или поздно встает вопрос: Как это контролировать и как этим управлять?



ПРИВЫЧНО И УДОБНО!

Даже на самых простых тарифах Office 365 вы получаете все последние версии привычных продуктов для ПК, если они вам понадобятся для работы в автономном режиме, а также облачные версии - вы можете установить полные официальные поддерживаемые версии Word, Excel, PowerPoint, Outlook и т. д., в том числе и на компьютеры и смартфоны Apple. 

Нет необходимости переучиваться – мы давно знаем и любим эти продукты, а главное, вы будете защищены от того, что форматирование документов могут отличаться при использовании в других приложениях, хотя и похожих.




ЛОСКУТНОЕ ОДЕЯЛО

Каждая компания проходит через стадию «лоскутного одеяла» в программном обеспечении и в своем информационном поле. И в какой-то приходит понимание, что хаос в рутинных повседневных операциях перешел управляемые и разумные границы.

Кто-то пишет инструкции и процедуры, большинство из которых устаревает еще на момент написания, кто-то надеется, что сотрудники сами договорятся об оптимизации. Чем еще опасно «лоскутное одеяло» внутренних процессов?

- Каждый из продуктов, который вы используете, живет своей жизнью. Программы развиваются, обновляются, стареют и даже умирают (снимаются с поддержки). В любой день вы можете обнаружить, что программа или построенный на ее основе процесс перестал работать
- Заменить какой-то кусок такого одеяла сложно – вы должны проанализировать и протестировать как с ним будут жить остальные системы (и ваши сотрудники тоже)
- Ваш сервер в кладовке, конечно, замечателен, но насколько он надежен и что ждет компанию, если однажды он сломается?

Есть ли выход и насколько сложно и дорого его внедрение? По карману ли вам замена «лоскутного одеяла» и, тем более, покупка нового сервера, на единую информационную платформу?


как с этим жить?

Бывало ли, что вы сталкивались с временными задержками, волокитой или даже потерей информации, потому что сотрудник:

- забыл в каком мессенджере договорился о чем-то (или не сообщил об этом коллегам)
- заболел или уволился, и почтовая переписка утеряна
- документ существует в пяти вариантах и ни одна версия не актуальна
- нужная вам информация рассеяна по десяткам систем и мессенджеров, и сбор ее занимает много времени, а точность данных сомнительна
- новый сотрудник много месяцев бесполезен (и даже немного «вредит» работе коллектива, отвлекая опытных сотрудников), пока не выучит, где и что находится
- на ваш сервер сложно поставить какое-то программное обеспечение или ваш администратор тратит весь день на настройки разных компьютеров для каждого сотрудника
- ваш сервер «забит» файлами и места критически не хватает

Отдельно хочется обратить внимание, что действует глобальное предложение служб Office 365 для некоммерческих и образовательных организаций. Участники программы смогут воспользоваться преимуществами облака и опробовать новые инструменты для совместной работы от корпорации Майкрософт бесплатно на некоторых тарифах или иметь существенные льготы при лицензировании.

МОНИТОРИНГ

Коммерческая организация, производитель ПО для торговых сетей и складов (крупная мировая сеть). В компании идет модернизация и оптимизация внутренних рабочих процессов, связанных со структурным изменением - от доменов к функциональным подразделениям.

Возникает острая потребность в мониторинге внутренних проектов, контроле выполнения поручений сотрудниками, хранении и быстром поиске протоколов собраний и договоренностей.

Экспертами АМИВЕО был проведен анализ текущей ситуации, выявлены потребности организации, предложен план действий в том числе и в части дальнейшей поддержки информационных систем.

Результат:

• Разработан мониторинг на базе MSO365 (автоматическая связка от факта собрания в календаре до протокола, с фиксацией присутствия и согласования встречи) с возможностью интуитивного поиска, согласно иерархии компании
• Выведена дорожная карта внутренних проектов с ключевыми вехами, ответственными и отчетностью

В дальнейшем, компания АМИВЕО продолжила сотрудничество с данной организацией уже в проекте по построению процессов контроля качества производства програмного обеспечения

КОРПОРАТИВНАЯ КУЛЬТУРА

Компания растет: увеличивается количество персонала, отделов и подразделений. Легко работать одному, двоим уже надо договариваться и координироваться, а если вас 5… а если 50 человек?! Все сложнее управлять потоками информации. Новые сотрудники, не понимая к кому обращаться за экспертизой и консультацией, обращаются «сразу ко всем». Почтовые переписки ветвятся, теряя ключевых адресатов и дублируя ненужную информацию сторонним участникам. Теряется управляемость и контроль над ситуацией, руководство компании не имеет возможности получить информацию для принятия управленческих решений. В современном мире решение надо принимать очень быстро, иначе очень легко проиграть в конкурентной борьбе.

Исторически компания имела корпоративный почтовый хостинг на общедоступном бесплатном сервисе, однако многие сотрудники продолжали пользоваться личными почтовыми адресами, что плохо сказывалось на имидже организации и снижало доверие клиентов.


Любая оптимизация процессов (в том числе и обмен информационными потоками) базируется на едином коммуникационном пространстве. Это позволяет наладить прозрачные информационные потоки в компании, дать возможность сотрудникам и их руководителям получать требуемую информацию, такую как:
• персональные и массовые почтовые сообщения
• мгновенные сообщения,
• рабочие файлы,
• единая адресная книга,
• общий календарь,
• доступ к перечисленной информации из любой точки мира и с любого устройства.

Это позволяет наладить прозрачные информационные потоки в компании, дать возможность сотрудникам и их руководителям получать требуемую информацию в кратчайшие сроки и принимать своевременные управленческие решения.

По итогам проекта, сотрудники перешли работать в единый почтовый клиент Outlook и единые корпоративные почтовые адреса. Широкое распространение получили календари рабочих совещаний, бронирование переговорных комнат.

Для общения с сотрудником вне офиса или удаленными клиентами используется Skype для бизнеса (он более надежен и не требует наличия логина обычного Skype для стороннего участника. Достаточно нажать на ссылку из приглашения, чтобы присоединиться к конференции и видеть экран, работать в чате и т.д.) Несмотря на то, что дальнейшее развитие информационного пространства компании проводится силами собственных ИТ-специалистов на базе MSO365, компания АМИВЕО возглавила проект по созданию и визуализации системы управленческой отчетности.

Автоматизируйте процессы документооборота!

Что еще дает платформа Microsoft Office 365?! Внедрение портала документооборота позволяет автоматизировать основные процессы работы с входящими/исходящими, а также внутренними документами, упрощает процедуру согласования документов, регистрацию и контроль движения служебной корреспонденции.

УДАЛЕННЫЙ ДОСТУП

Сотрудники фонда работают в разных офисах и не имеют единой компьютерной сети. Часть сотрудников готовится к переезду в новое здание. 

Остро стоит вопрос одновременной работы с отчетностью, проектной документацией при соблюдении конфиденциальности данных и графиков подачи отчетности донорам (в том числе и по части ФПГ). 

Есть проблемы в скорости согласования программ и проектов для подачи на конкурсы и тендеры при регулярной потере информации от экспертов (трудно сводить воедино все источники коммуникаций). 

Есть проблемы с потерей фото и видео архивов, упорядочением их и контролем согласованности использования. Постоянно забываются платежи за хостинг, лицензии и т.д. Ситуация осложняется отсутствием в штате фонда человека с опытом работы в ИТ (нет экспертизы и ответственного лица).

Экспертами АМИВЕО был проведен анализ текущей ситуации, выявлены потребности организации, предложен план действий в том числе и в части дальнейшей поддержки информационных систем:
• Разработана оптимизированная структура файлового хранилища и проведена миграция в «облако»
• Построена ролевая модель доступа к информации
• Написаны инструкции и проведено обучение сотрудников

Результат:
Упорядочена работа с файлами в облачном хранилище. На микросервисах MSO365 был разработан, согласован и внедрен процесс работы с грантами, что существенно улучшило скорость согласования программ для потенциальных доноров и автоматизировало систему напоминаний о сроках отчетности.
Разработаны процедуры согласования использования видео- и фото-материалов, их каталогизация и хранение. В результате переезд сотрудников был проведен совершенно без остановки производства, одним днем. Больше никаких проблем с работой сотрудников из разных офисов (в том числе и удаленно из дома) у компании не возникает. Доступ в облако возможен из любого офиса или дома, сохранность файлов гарантирована, контроль за доступом и версионность дополнительно контролируется.

Компания АМИВЕО также помогла подобрать сотрудника для частичной занятости с ролью администратора. Мы провели собеседование и помогли составить должностные обязанности для дальнейшей поддержки.

ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ЭФФЕКТ

Удивительно, но коммерческий продукт MS Office 365 обходится компании дешевле, чем бесплатное программное обеспечение.

Это достигается на счет высокой надежности продуктов Microsoft, в то время как бесплатные продукты нуждаются в постоянном контроле со стороны администраторов, и все равно это не исключает простоев в предоставлении сервисов.

Компания присутствует на рынке 10 лет, развивалась эволюционно. Также эволюционно развивались информационные технологии. В результате в компании создалось "лоскутное одеяло", состоящее из 17 разных программных продуктов. Ситуация осложнялась еще и тем, что рабочие компьютеры были разного производителя, с разным "железом" и разной "заливкой" программного обеспечения (увы, часть из которого было "пиратской").

Все программы слабоинтегрированы друг с другом, решают узкие задачи, требуют постоянного внимания со стороны ИТ-специалистов. Их трудно установить на каждый компьютер и совершенно невозможно установить на домашних ПК силами сотрудника для работы из дома. Нередки случаи простоя после обновления какого-то продукта, администратор занят постоянным подборов драйверов, кодеков, настроек конфигураций каждому из сотрудников компании.

Руководство компании понимает, что пиратские версии программ могут пагубно сказаться на ведении основной деятельности.
Сколько стоит 1 час простоя сотрудников вашей компании? Сколько стоят локальные лицензии привычных программ для рабочего ПК, домашнего ПК, ноутбука?

Компания АМИВЕО выполнила внедрение Microsoft Office 365.

В результате:

- Лицензии привычных продуктов стали легальными. Рабочая лицензия Office 365 позволяет сотруднику совершенно легально использовать на своих личных (домашнем ПК, ноутбуке и т.д.) устройствах локальные версии того же программного обеспечения
- Работа сотрудников идет через единый интерфейс (вне зависимости от видов ПК и его "железа")
- Сократилось количество используемого специализированного (в том числе и "пиратского") ПО.
- Прекратились простои сотрудников после обновления систем
- Снизилась нагрузка на ИТ-специалистов, что позволило перераспределить задачи среди персонала компании.

Компания перешла на этап сквозной автоматизации процессов производства на базе платформы MSO365 и пригласила к реализации АМИВЕО в этот проект 

Звоните! +7 (495) 414-13-28
Подробнее:
МОБИЛЬНОСТЬ

Возможность работы с любых гаджетов (даже с тех, где не установлен локальный MSO365), со смартфонов и мобильных устройств под управлением операционных систем iOS, Android, Windows Phone – можно работать с документами откуда угодно, файлы и данные синхронизируются на всех устройствах. И даже если вы работали автономно и не имеете временно интернета, ваши изменения синхронизируются в облаке, как только вы получите выход в интернет.

возможность конференций

Проводите аудио- и видео собрания в формате HD, а также веб-конференции через Интернет. Присоединяйтесь к собраниям одним касанием экрана или щелчком мыши на своем любимом смартфоне, планшете или компьютере. Возможность проведения видео-встреч и видеоконференций, демонстрация экрана и многое другое с коллегами и партнёрами в любой точке планеты. В одной встрече можно собирать до 250 человек, обмениваться документами, демонстрировать экраны, сохранять заметки по текущему событию и даже записать его для дальнейшего анализа.

ЗНАКОМЫЕ ПРИЛОЖЕНИЯ

Полный пакет локальных приложений Microsoft Office – все привычные инструменты всегда под рукой. Из-за повсеместного распространения приложений Microsoft Office есть веские основания полагать, что люди, использующие Office 365, уже знакомы с тем, как работают приложения Microsoft, и могут привычно справляться с ними.

ЦЕНТРАЛИЗАЦИЯ И БЕЗОПАСНОСТЬ

Автоматическое обновление до актуальных версий в облаке и локально. Любой новый функционал становится доступен всем пользователям и вашему администратору не нужно больше стоять у каждого рабочего места. Гарантированная безопасность и конфиденциальность пользовательских данных. Защита критически важных данных, разграничение прав доступа на просмотр, редактирование информации.

терабайт -  каждому сотруднику!

Только вообразите! Разве ваш локальный сервер способен на такое?!

1 Тб облачного хранилища OneDrive на каждого пользователя – кроме документов можно сохранять фотографии и другие файлы (в том числе и личные, имея личный доступ к ним, ограничивая любопытство коллег). Можно предоставлять общий доступ к папкам или делиться отдельными файлами – как потребует работа.

ПОЧТА И ОБЩИЕ КАЛЕНДАРИ 

Вам не придется менять привычные вам доменные имена. Мы перенесем их без потери прошлой переписки. Ваших сотрудников ждет удобная и функциональная электронная почта на собственном привычном доменном имени, доступ к которой будет у администратора, что не принесет больше потерь информации при увольнении сотрудника. Для почты доступно управление контактами, архивирование сообщений, защита от спама, сквозные личные и общие календари, напоминания, фильтры и постановка задач (как себе, так и своим подчиненным или коллегам), удобная система администрирования. 

Календари полностью интегрированы с электронной почтой и позволяют видеть занятость приглашенных. С помощью календаря вы можете создавать встречи и события, упорядочивать собрания, просматривать расписания групп и многое другое. А главное, по нажатию одной кнопки, можете включить в приглашение ссылку на голосовую конференцию, которая подключит любого человека, даже у которого нет MSO365, главное, чтобы у него был интернет и возможность нажать на вашу ссылку, хоть с телефона!

Хранение и совместное использование файлов

Система не допустит «затирки» данных, которые внесли до вас. Она предупредит о расхождениях, и вы сможете использовать последнюю версию файла или сохранить отдельную ветку своих изменений. Ничего не потеряется!

OneDrive для бизнеса — это облачное хранилище объемом 1 Тб. Файлы в доступны на любых устройствах и из любой точки мира. Возможность контролировать, кто может просматривать и редактировать каждый файл, возможность отката изменений и защита от случайного удаления 

Эффективная работа в группах 

Помогите своим сотрудникам работать быстрее и эффективнее: теперь они смогут одновременно редактировать документы в режиме реального времени (это возможно сразу во время переговоров и всем участникам будут видны исправления онлайн, что избавит вас от повторных согласований) и участвовать в собраниях по сети, находясь в любой точке мира

Автоматизация рабочих процессов 

В режиме «лоскутного одеяла» автоматизировать сквозные рабочие процессы крайне трудно. Ведь все «лоскутки» разные и должны идеально подходить друг под друга. Программистам нужно учитывать все разнообразие. Более того, получив программное обновление, один «лоскут» может потребовать перепрограммирование всего процесса, так как его обновление никогда не учитывает реакцию «соседей». 

В единой платформе вам не нужно об этом думать. Микросервисы тестируются на совместимость еще до выхода релиза.

Полный контроль над ИТ-инфраструктурой

Сократите накладные расходы на ИТ – никаких новых серверов, дорогих автономных дисков для пользователей и расширение памяти. Избавьтесь от хлопот, сохранив полный контроль. Используйте удобные средства автоматизации задач для управления облачной средой с учетом собственных потребностей. Даже администратору среднего уровня хватит видео-уроков и огромного количества статей про продукции MSO365, которые дают инструкции на все случаи жизни. Ну а для особенных ситуаций, если вдруг они у вас появятся, есть поддержка производителя

Отлаживайте автоматизированные рабочие процессы с использованием разных приложений и служб: оповещения, синхронизация файлов, сбор данных, журналы, заявки, опросы, учет отпусков, бронирование помещений и многое другое. Теперь это легко и долговечно!

Свяжитесь с нами

Зачастую НКО считают, что дорогостоящие ИТ-проекты им не по карману, и остаются за бортом технологий и возможностей.

Наша команда научилась эффективно работать в данном сегменте благотворительности, позволяя большинству фондов развиваться и оказывать услуги благополучателям.


Мы будем рассказывать вам о наших проектах, о возможностях совместной деятельности, интернет-фандрайзинга, работе с системами CRM и многом другом.

Хотите получить консультацию нашего эксперта? Заполните эту форму справа и отправьте нам!